Oberberg - Oberberg-Aktuell informiert in dieser Rubrik über aktuelle Steuerfragen - Der Service wird präsentiert von Timmerbeil, Wirtschaftsprüfer & Steuerberater in Gummersbach.

Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen müssen von Steuerpflichtigen aufbewahrt werden. Die Verpflichtungen ergeben sich aus den unterschiedlichsten Rechtsnormen und sind komplex.

Durch die zunehmende elektronische Verarbeitung und Archivierung ergeben sich offene Fragen, die das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 14.11.2014 zu beantworten versucht.

Wo sind die Pflichten und Fristen geregelt?

Für Kaufleute ergeben sich die Regelungen aus den §§ 257,261 des Handelsgesetzbuches, steuerrechtliche  Regelungen finden sich in der Abgabenordnung (§§147, 147a AO), aber auch in einzelnen Steuergesetzen wie dem Umsatzsteuergesetz oder dem Rennwett- und Lotteriegesetz.

Was muss wie lange  aufbewahrt werden?

Es müssen grundlegende Buchführungs- und Abschlussunterlagen, Buchhaltungsunterlagen und Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufbewahrt werden. Die grundlegenden Unterlagen (z.B. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege)  sind 10 Jahre aufzubewahren. Buchhaltungsunterlagen wie z.B. empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sind 6 Jahre aufzubewahren, ebenso sonstige für die Besteuerung notwendige Unterlagen (z.B. Akkordzettel, Betriebsabrechungsbogen, Lohnabrechnungsunterlagen).

Wichtig ist es zu überprüfen, wann die entsprechenden Fristen beginnen oder ob es Gründe für eine Aussetzung der Fristen gibt. Grundsätzlich beginnt die Frist mit der letzten Eintragung in die Bücher. Haben Sie z.B. den Jahresabschluss für 2003 in 2005 fertiggestellt, können Sie die Unterlagen am 01.01.2016 vernichten, es sei denn, es gäbe Aussetzungsgründe wie z.B. eine Betriebsprüfung.

Für Privatleute gibt es eine Sonderregelung hinsichtlich von Leistungen, die in Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht werden. Die Rechnungen sind zwei Jahre aufzubewahren, die  Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres der Rechnungsstellung.

Wie sind die Unterlagen aufzubewahren?

Die Aufbewahrung muss geordnet erfolgen, d.h.  ein sachverständiger Dritter  muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können und die Belege bzw. Daten prüfen können.

Bei elektronischen Unterlagen ist der Eingang, die Verarbeitung, Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss sichergestellt werden, dass die Dateien unveränderbar sind und bei Einsichtnahme dem Original entsprechen. Die Aufbewahrung als Bild- oder Datenträger ist zulässig. Es gibt viele Sonderregelungen zur Aufbewahrung von e-mails, eingescannten Dokumenten, empfangenen Online-Kontoauszügen und der maschinellen Auswertbarkeit. Bei Digitalisierung und elektronischer Aufbewahrung sind Verfahrensdokumentationen durch die Steuerpflichtigen zu erstellen.

Im Zuge der weiteren Digitalisierung der Geschäftswelt werden die Anforderungen an die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen höher und sind nicht zu unterschätzen, da mögliche Sanktionen bei Verstoß die Unternehmen und Freiberufler erheblich treffen können. Bußgelder, Zuschätzungen des Finanzamtes bis hin zu Freiheitsentzug könnten die Folge sein.       

Weitere Informationen:


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